Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut :
1.   Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2.   Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3.   Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4.   Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1.   Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2.   Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3.   Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4.   Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5.   Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6.   Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2001:308) adalah :
1.   Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2.   Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3.   Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4.   Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
Prosedur Pembelian

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :

1.   Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2.   Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3.   Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4.   Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5.   Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.   Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7.   Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

8.   Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian

Menurut Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah  sebagai  berikut :

1.   Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2.   Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.   Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.   Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

5.   Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.   Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Sistem Informasi Akuntansi pada Penjualan Kredit atau Tunai

Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).

          Dalam Sistem informasi Akuntansi penjualan merupakan suatu subsistem SIA. Dimana susbsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri dari 3 subsistem:

1. Sistem pemrosesan transaksi : mendukung proses operasi bisnis harian.
2. Sistem buku besar/ pelaporan keuangan : menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
3. Sistem pelaporan manajemen : yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Tujuan dari sistem Penjualan :

• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
• Untuk menjaga keamanan produk
• Untuk menjaga kas perusahaan

          Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.

          Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”

          Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.”

           Lebih lanjut Mulyadi (2001:5) Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah, membandingkan.

           Seluruh siatem dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen digunakan untuk mengamankan harta perusahaan dari kelalaian/ kesalahan (error), kecurangan (frauds) ataupun kejahatan (irregularities), sebagaimana defenisi berikut ini :

” Pengendalian intern merupakan prosedur-prosedur yang dilakukan perusahaan dengan tujuannya antara lain adalah : mengamankan aktiva perusahaan dan meningkatkan keakuratan dan dapat dipercayainya data akuntansi. Manajemen harus membuat prosedur-prosedur untuk melindungi harta perusahaan dari pencurian dan kerusakan fisik yang mungkin terjadi (Yujana,1994:237).

          Jadi dari defenisi di atas kita bisa menyimpulkan bahwa prosedur penjualan kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh beberapa orang untuk melaksanakan transaksi penjualan secara kredit kepada langganan.

Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

1. Pengertian Penjualan
Penjualan adalah hasil yang dicapai sebagai imbalan jasa yang diselenggarakan atau yang dilaksanakan perniagaan transaksi dunia usaha. Penjualan merupakan ekspresi moneter dari keseluruhan produk/jasa yang ditransfer oleh suatu perusahaan kepada pelanggan selama periode.

2. Hubungan Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Penjualan
Seperti yang dikemukakan sebelumnya bahwa sistem informasi yang baik harus mempunyai unsur-unsur pengendalian intern yang baik pula, ioleh karen itu akan diuraikan tentang sistem informasi akuntansi terhadap penjualan yang didukung oleh sistem pengendalian yang kuat.

Organisasi sebagai suatu wadah dan alat untuk melaksanakan krgiatan dalam rangka pencapaian tujuan, oleh karen itu perlu disusun suatu struktur organisasi yang baik agar pembagian tugas dan wewenang yang dimiliki para karyawan dapat diterpkan dengan baik.

Dengan adanya sistem informasi akuntansi pegawai bertanggungjawab atas transaksi-transaksi penjualan. Untuk menghindari pemalsuan pencatatan, penghilangan bukti transaksi, dalam melakukanfungsi operasi penjualan perlu dibuatkan suatu sistem tersendiri dibawah pengawasan seorang kontroler yang dipisahkan dari fungsi operasi dalam hal ini orang yang melakukan penjualan. Kontroler yang dipisahkan dari fungsi operasi dalam hal ini orang yang melakukan penjualan.

Prosedur penjualan tunai terbagi atas:
a. Unit organisasi
prosedur penjualan tunai melibatkan beberapa bagiandalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian kasir dan bagian penerimaan akuntansi. Fungsi dari setiap bagian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pesanan Penjualan (Sales Order Department)
Dalam perusahaan besar pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan, dalam perusahaan kecil fungsi dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan.
2. Bagian Gudang
Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang-barang seperti tercantum dalam surat pengiriman barang-barang ini diserahkan kepada bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirm kepada pembeli.
3. Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang para pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang penjual yang keduanya tidak sesuai dengan pesanan.
4. Bagian Kasir
Menerima pembayaran dari pembeli sesuai dengan jumlah yang tercantum pada SOP. Memberikan tanda cap pada SOP beserta dengan pita register pembayaran
5. Bagian Akuntansi
Pada bagian penerimaan akuntansi mencatat semua pemasukan ke dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas, dan menyimpan asrip SOP dan pita register.

b. Prosedur Penjualan Tunai
Prosedur penjualan tunai adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur tagihan, dan penerimaan pembayaran. Urutan kegiatan yang dilakukan pada proses penjualan tunai adalah:
- Bagian Pesanan Penjualan
1. Menerima pesanan dari pembeli
2. Menerbitkan Surat Order Penjualan (SOP) yang terdiri dari tiga rangkap. Fungsi masing-masing tembusan SOP adalah:
Lembar 1 : Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran di bagian kasir
Lembar 2 : Diserahkan ke bagian pengepakan bersama dengan barang
Lembar 3 : Arsip bagian penjualan

- Bagian Kasir
1. Melayani pembeli yang membayar sesuai yang tercantum dalam Surat Order Penjualan (SOP), dengan memakai alat bantu kas register yang menghasilkan pita register kas. Bagian kasir menerima SOP lembar 1 dan uang tunai dari pembeli.
2. Setelah uang diterima sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam SOP. Bagian kasir membubuhkan tanda cap dan tandatangan pada SOP tersebut dan dilampiri dengan pita register kepada pembeli.

- Bagian Pengepakan
1. Menerima SOP yang telah dibubuhi cap dan tandatangan oleh bagianb kasir dan dilampiri ddengan pita register yang diterima dari pembeli dengan SOP yang diterima dari bagian penjualan.
2. Bagian ini juga membubuhkan cap pada SOP lembar 1 dan lembar 2, kemudian menyerahkan barang beserta SOP lembar 2 kepada pembeli dan SOP lembar 1 beserta pita register kas diserahkan kepada bagian akuntansi.

- Bagian Akuntansi
1. Mencatat Surat Order Penjualan (SOP) lembar 1 yang diterima dari bagian pengepakan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
2. kemudian pita register kas dan Surat Order Penjualan (SOP) dijasikan arsip di bagian akuntansi.